Política de privacidad

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ESTE AVISO CONJUNTO DESCRIBE CÓMO SU INFORMACIÓN MÉDICA PUEDE UTILIZARSE Y DIVULGARSE Y CÓMO PUEDE TENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. POR FAVOR REVÍSELO CON CUIDADO.

INTRODUCCIÓN

Esta notificación conjunta se le proporciona en nombre de Union Community Health Center («el Centro Médico») y los profesionales con privilegios clínicos que trabajan en el Centro Médico con respecto a los servicios prestados en las instalaciones del Centro (denominados colectivamente en este documento «Nosotros» o «Nuestro»). Entendemos que su información médica es privada y confidencial. Además, la ley nos exige mantener la privacidad de la «información de salud protegida». La «Información de salud protegida» o “PHI”, por sus siglas en inglés”, incluye cualquier información individualmente identificable que obtengamos de usted o de terceros relacionada con su salud física o mental pasada, presente o futura, la atención médica que recibió o el pago de su atención médica. Compartiremos la información de salud protegida con otros actores de la salud, según sea necesario, para llevar a cabo el tratamiento, el pago o las operaciones de atención médica relacionadas con los servicios que se prestarán en las instalaciones del Centro Médico.
Según lo exige la ley, este aviso le proporciona información sobre sus derechos y nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a la privacidad de la PHI. Este aviso también analiza los usos y divulgaciones que haremos de su PHI. Debemos cumplir con las disposiciones de este aviso que está actualmente en vigencia, aunque nos reservamos el derecho de cambiar los términos de este aviso de vez en cuando y de hacer que el aviso revisado sea efectivo para toda la PHI que mantenemos. Siempre puede solicitar una copia por escrito de nuestro aviso de privacidad más reciente al Oficial de Privacidad en el Centro Médico o puede acceder a él en nuestro sitio web en www.st barnabasMedicalCenter.org.

USOS Y DIVULGACIONES PERMITIDOS

Podemos usar o divulgar su PHI para fines de tratamiento, pago y operaciones de atención médica. Para cada una de estas categorías de usos y divulgaciones, proporcionamos a continuación una descripción y un ejemplo. Sin embargo, no se enumerarán todos los usos o divulgaciones particulares de cada categoría.

  • Tratamiento significa la provisión, coordinación o gestión de su atención médica, incluidas las consultas entre proveedores de atención médica relacionadas con su atención y las referencias de atención médica de un proveedor a otro o con un tercero. Por ejemplo, un doctor que lo trata por una pierna fracturada puede necesitar saber si usted tiene diabetes, porque la diabetes puede retrasar el proceso de curación. Además, es posible que el doctor deba ponerse en contacto con un fisioterapeuta para crear el régimen de ejercicios adecuado para su tratamiento.
  • Pago significa las actividades que emprendemos para obtener el reembolso de la atención médica que le brindamos, incluida la facturación, cobros, gestión de reclamaciones, determinaciones de elegibilidad y cobertura y otras actividades de revisión de la utilización. Por ejemplo, es posible que necesitemos proporcionar su PHI a su pagador de terceros para determinar si el curso de tratamiento propuesto estará cubierto o si es necesario obtener el pago. La ley federal o estatal puede requerir que obtengamos su autorización por escrito antes de divulgar cierta PHI especialmente protegida para fines de pago, y le pediremos que firme la autorización cuando sea necesario conforme a la ley aplicable.
  • Operaciones de atención médica significa las funciones de apoyo del Centro Médico, relacionadas con el tratamiento y pago, tales como actividades de control de calidad, administración de casos, recepción y respuesta a comentarios y quejas de pacientes, revisiones médicas, programas de cumplimiento, auditorías, planificación comercial, desarrollo, administración y actividades administrativas. Por ejemplo, podemos usar su PHI para evaluar el desempeño de nuestro personal cuando lo atendemos. También podemos combinar la PHI de muchos pacientes para decidir qué servicios adicionales debemos ofrecer, qué servicios no son necesarios y si ciertos tratamientos nuevos son efectivos. También podemos divulgar su PHI para fines de revisión y aprendizaje. Además, podemos eliminar información que lo identifique a usted para que otros puedan utilizar la información no identificada para estudiar la atención médica y la distribución de atención médica sin saber quién es usted.

OTROS USOS Y DIVULGACIONES DE INFORMACIÓN DE SALUD PROTEGIDA

También podemos usar su PHI de las siguientes maneras:

  • Para proporcionar recordatorios de citas para tratamiento o atención médica.
  • Para informarle sobre el tratamiento o recomendarle posibles alternativas u otros beneficios y servicios relacionados con la salud que puedan interesarle.
  • Para su familia o amigos o cualquier otra persona identificada por usted en la medida directamente relacionada con la participación de dicha persona en su atención o el pago de su atención. Podemos usar o divulgar su PHI para notificar o ayudar en la notificación a un miembro de la familia, un representante personal u otra persona responsable de su cuidado, ubicación, estado general o fallecimiento. Si está disponible, le daremos la oportunidad de objetar estas divulgaciones, y no las haremos si usted se opone. Si no está disponible, determinaremos si una revelación a su familia o amigos es lo mejor para usted, teniendo en cuenta las circunstancias y de acuerdo con nuestro criterio profesional.
  • Podemos incluir cierta PHI limitada en el directorio del Centro Médico. Esto puede contener su nombre, ubicación en el Centro Médico, estado general (por ejemplo, regular, estable, etc.) y afiliación religiosa. La información del directorio, excepto su afiliación religiosa, puede divulgarse a las personas que pregunten por usted por su nombre. Su afiliación religiosa puede darse a un miembro del clero, como un sacerdote o rabino, incluso si no preguntan por usted por su nombre. Puede solicitar no ser incluido en el directorio.
  • Cuando lo permita la ley, podemos coordinar nuestros usos y divulgaciones de la PHI con entidades públicas o privadas autorizadas por ley o por estatuto para ayudar en tareas de socorro en casos de catástrofe.
  • Permitiremos que su familia y amigos actúen en su nombre para recoger recetas, suministros médicos, radiografías y formularios similares de su PHI, cuando determinemos, a nuestro juicio profesional, que es lo mejor para usted hacer tales divulgaciones.
  • Podemos ponernos en contacto con usted como parte de nuestros esfuerzos de recaudación de fondos y mercadeo según lo permita la ley aplicable. Usted tiene el derecho de optar por no recibir tales comunicaciones de recaudación de fondos.
  • Podemos usar o divulgar su PHI para fines de investigación, sujetos a los requisitos de la ley aplicable. Por ejemplo, un proyecto de investigación puede incluir comparaciones de la salud y la recuperación de todos los pacientes que recibieron un medicamento en particular. Todos los proyectos de investigación están sujetos a un proceso de aprobación especial que equilibra las necesidades de investigación con la necesidad de privacidad del paciente. Cuando sea necesario, obtendremos su autorización por escrito antes de utilizar su información de salud para la investigación.
  • Usaremos o divulgaremos su PHI cuando así lo exija la ley aplicable.
  • De acuerdo con la ley aplicable, podemos divulgar su PHI a su empleador si somos contratados para realizar una evaluación relacionada con la vigilancia médica de su lugar de trabajo o para evaluar si usted tiene una enfermedad o lesión relacionada con el trabajo. Su empleador o el Centro Médico le notificarán sobre estas divulgaciones según lo exijan las leyes vigentes.

Nota: a veces se producen usos y divulgaciones incidentales de PHI y no se consideran una violación de sus derechos. Los usos y divulgaciones incidentales son subproductos de usos o divulgaciones que de otra manera son permitidos y que son de naturaleza limitada y no se pueden evitar razonablemente.

SITUACIONES ESPECIALES

Sujeto a los requisitos de la ley aplicable, realizaremos los siguientes usos y divulgaciones de su PHI:

  • Donación de órganos y tejidos. Si usted es un donante de órganos, podemos divulgar su PHI a organizaciones que manejan la obtención o el trasplante de órganos según sea necesario para facilitar la donación y el trasplante de órganos o tejidos.
  • Militares y veteranos. Si usted es miembro de las Fuerzas Armadas, podemos divulgar su PHI según lo requieran las autoridades de comando militar. También podemos divulgar la PHI sobre personal militar extranjero a la autoridad militar extranjera correspondiente.
  • Compensación a los trabajadores. Podemos divulgar su PHI para programas que brindan beneficios por lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo.
  • Actividades de salud pública. Podemos divulgar su PHI para actividades de salud pública, incluidas divulgaciones:
    • para prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades;
    • para reportar nacimientos y defunciones;
    • para reportar el abuso o negligencia infantil;
    • para personas sujetas a la jurisdicción de la Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA) para actividades relacionadas con la calidad, seguridad o efectividad de productos o servicios regulados por la FDA y para informar de reacciones a medicamentos o problemas con productos;
    • para notificar a una persona que puede haber estado expuesta a una enfermedad o que puede estar en riesgo de contraer o propagar una enfermedad o afección;
    • para notificar a la autoridad gubernamental correspondiente si creemos que un paciente adulto ha sido víctima de abuso, negligencia o violencia doméstica. Solo haremos esta divulgación si el paciente está de acuerdo o cuando lo requiera o autorice la ley.
  • Actividades de supervisión de la salud. Podemos divulgar la PHI a agencias federales o estatales que supervisan nuestras actividades (por ejemplo, al proporcionar atención médica, solicitar pagos y sobre los derechos civiles). 
  • Demandas y disputas. Si está involucrado en una demanda o una disputa, podemos divulgar su PHI sujetos a ciertas limitaciones.
  • Cumplimiento de la ley. Podemos divulgar su PHI si así lo solicita un funcionario encargado de hacer cumplir la ley:
    • En respuesta a una orden judicial, orden de arresto, citación o proceso similar;
    • Para identificar o localizar a un sospechoso, fugitivo, testigo material o persona desaparecida;
    • Acerca de la víctima de un crimen bajo ciertas circunstancias limitadas;
    • Acerca de una muerte que creemos que puede ser el resultado de una conducta delictiva;
    • Acerca de la conducta criminal en nuestras instalaciones; o
    • En circunstancias de emergencia, para reportar un crimen, la ubicación del crimen o las víctimas, o la identidad, descripción o ubicación de la persona que cometió el crimen.
  • Médicos forenses, examinadores médicos y directores de funerarias. Podemos divulgar la PHI a un médico forense o examinador médico. También podemos divulgar la PHI sobre pacientes a directores de funerarias según sea necesario para llevar a cabo sus funciones.
  • Actividades de seguridad nacional e inteligencia. Podemos divulgar su PHI a funcionarios federales autorizados para inteligencia, contrainteligencia, otras actividades de seguridad nacional autorizadas por la ley o a funcionarios federales autorizados para que puedan brindar protección al Presidente o a jefes de estado extranjeros.
  • Presos. Si usted está preso en una institución correccional o está bajo la custodia de un agente del orden público, podemos divulgar su PHI a la institución correccional o al funcionario encargado de hacer cumplir la ley. Esta divulgación sería necesaria (1) para proporcionarle atención médica; (2) para proteger su salud y seguridad o la salud y seguridad de otros; o (3) para la seguridad y protección de la institución correccional.
  • Amenazas graves. De acuerdo a lo permitido por la ley aplicable y las normas de conducta ética, podemos usar y divulgar la PHI si, de buena fe, creemos que el uso o divulgación es necesario para prevenir o disminuir una amenaza grave e inminente a la salud o seguridad de una persona o del público o es necesario para que las autoridades policiales identifiquen o detengan a un individuo.

Nota: La información relacionada con el VIH, la información genética, los registros de abuso de alcohol o drogas, registros de salud mental y otra información de salud especialmente protegida pueden tener ciertas protecciones especiales de confidencialidad según las leyes estatales y federales aplicables. Cualquier divulgación de estos tipos de registros estará sujeta a estas protecciones especiales.

OTROS USOS DE SU INFORMACIÓN DE SALUD

Ciertos usos y divulgaciones de la PHI se harán solo con su autorización por escrito, incluidos los usos o divulgaciones: (a) de notas de psicoterapia (cuando corresponda); (b) para fines de comercialización; y (c) que constituyan una venta de PHI bajo la Regla de Privacidad. Otros usos y divulgaciones de la PHI no cubiertos por este aviso o las leyes que nos sean aplicables se realizarán solo con su autorización por escrito. Tiene derecho de revocar esa autorización en cualquier momento, siempre que la revocación sea por escrito, excepto en la medida en que ya hayamos actuado en función de su autorización.

SUS DERECHOS

  1. Tiene derecho a solicitar restricciones sobre nuestros usos y divulgaciones de la PHI para el tratamiento, el pago y las operaciones de atención médica. Sin embargo, no estamos obligados a aceptar su solicitud. Nosotros, sin embargo, estamos obligados a cumplir con su solicitud si se trata de una divulgación de su plan de salud con respecto a los artículos o servicios de atención médica para los cuales ha pagado la factura en su totalidad. Para solicitar una restricción, puede hacer su solicitud por escrito al Oficial de Privacidad.
  2. Tiene derecho a solicitar de forma razonable recibir comunicaciones confidenciales de su PHI por medios alternativos o en ubicaciones alternativas. Para realizar dicha solicitud, puede enviarla por escrito al Oficial de Privacidad.
  3. Tiene derecho a inspeccionar y copiar la PHI contenida en nuestros registros del Centro Médico, excepto:
    (i) en notas de psicoterapia, (es decir, notas que han sido registradas por un profesional de salud mental documentando sesiones de terapia y han sido separadas del resto de su registro médico);
    (ii) en información compilada con anticipación razonable de, o para uso en, una acción o procedimiento civil, penal o administrativo;
    (iii) si usted es un recluso, y el acceso podría poner en peligro su salud, seguridad, custodia o rehabilitación o la de otros reclusos, o la seguridad de funcionarios, empleados u otras personas en la institución correccional o personas responsables de transportarlo;
    (iv) si obtuvimos o creamos la PHI como parte de un estudio de investigación, su acceso a la PHI puede estar restringido mientras la investigación esté en proceso, siempre que haya aceptado la denegación temporal de acceso cuando consiente en participar en la investigación;
    (v) para la PHI contenida en registros guardados por una agencia federal o contratista cuando su acceso está restringido por la ley; y
    (vi) en la PHI obtenida de alguien distinto a nosotros bajo la promesa de confidencialidad cuando sea muy probable que el acceso solicitado pueda revelar la fuente de la información.
    Para inspeccionar u obtener una copia de su PHI, puede enviar su solicitud por escrito al Custodio de registros médicos. Si solicita una copia, podemos cobrarle una tarifa por los costos de copiar y enviar sus registros, así como otros costos asociados con su solicitud.
    También podemos denegar una solicitud de acceso a la PHI bajo ciertas circunstancias si existe la posibilidad de daño a usted u otras personas. Si denegamos una solicitud de acceso para este fin, tiene derecho a que se revise nuestra denegación de acuerdo con los requisitos de la ley aplicable.
  4. Tiene derecho a solicitar una enmienda a su PHI, pero podemos denegar su solicitud de enmienda, si determinamos que la PHI o el registro objeto de la solicitud:
    (i) no fue creada por nosotros, a menos que proporcione una base razonable para creer que el autor de la PHI ya no está disponible para actuar en la enmienda solicitada;
    (ii) no es parte de sus registros médicos o de facturación u otros registros utilizados para tomar decisiones sobre usted;
    (iii) no está disponible para inspección según lo establecido anteriormente; o
    (iv) es precisa y completa.
    En cualquier caso, cualquier enmienda acordada se incluirá como una incorporación y no como un reemplazo de los registros ya existentes. Para solicitar una enmienda a su PHI, debe enviar su solicitud por escrito al Custodio de registros médicos de nuestro Centro Médico, junto con una descripción del motivo de su solicitud.
  5. Tiene derecho a recibir un listado de las divulgaciones de la PHI realizadas por nosotros a personas o entidades distintas a usted durante los seis años anteriores a su solicitud, a excepción de las divulgaciones:
    (i) para llevar a cabo operaciones de tratamiento, pago y atención médica como se indicó anteriormente;
    (ii) incidentales a un uso o divulgación que de otro modo esté permitido o requerido por la ley aplicable;
    (iii) de conformidad con su autorización escrita;
    (iv) para el directorio del Centro Médico o para personas involucradas en su cuidado o para otros fines de notificación según lo dispuesto por la ley;
    (v) para fines de seguridad nacional o inteligencia según lo dispuesto por la ley;
    (vi) para las instituciones correccionales o funcionarios encargados de hacer cumplir la ley, según lo dispuesto por la ley;
    (vii) que sean parte de un conjunto limitado de datos según lo dispuesto por la ley.
    Para solicitar un listado de las divulgaciones de su PHI, debe enviar su solicitud por escrito al Oficial de Privacidad de nuestro Centro Médico. Su solicitud debe indicar un período de tiempo específico para el listado (por ejemplo, los últimos tres meses). La primera lista que solicite dentro de un período de doce (12) meses será gratuita. Para las listas adicionales, podemos cobrarle por los costos de proporcionarlas. Le notificaremos los costos involucrados y puede optar por retirar o modificar su solicitud en ese momento antes de incurrir en dichos costos.
  6. Tiene derecho a recibir una notificación, en caso de que haya una violación de su PHI sin garantía, que requiere notificación bajo la Regla de Privacidad.

QUEJAS

Si cree que se han violado sus derechos de privacidad, debe comunicarse de inmediato con el Oficial de Privacidad del Centro Médico al 718-960-3389 o anónimamente al 718-960-5577. No tomaremos medidas contra usted por presentar una queja. También puede presentar una queja ante el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE. UU.

PERSONA DE CONTACTO

Si tiene alguna pregunta o desea más información sobre este aviso, comuníquese con el Oficial de Privacidad del Centro Médico al 718-960-3389 o anónimamente al 718-960-5577.
Este aviso es efectivo a partir del 14 de noviembre de 2014.